Wat is vereist?
- Mbo-4 diploma richting directiesecretaresse (hbo werk- en denkniveau is een pré)
- 2-6 jaar relevante werkervaring
- Basisvaardigheden met AI en Office 365 (Outlook, Copilot, Word, PowerPoint en Excel)
- Basiskennis van projectondersteuning
- Je kunt notuleren en omgaan met digitale vergadertools
- Uitstekende planning- en organisatievaardigheden
- Probleemoplossend vermogen
- Goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel in woord als geschrift
- Je bent nauwkeurig en integer
- Je ben bereid om een paar keer per jaar 's avonds vergaderingen te notuleren
Wat krijg je?
- €3.631 - €5.042 bruto p/m o.b.v. fulltime dienstverband (afhankelijk van kennis en ervaring)
- 20 tot 24-urige werkweek
- 189,8 uur o.b.v. fulltime dienstverband
- Persoonlijk opleidingsbudget en organisatiebrede inhoudelijke trainingen/cursussen in o.a. digitale vaardigheden
- Werken binnen een netwerkorganisatie in een nieuw duurzaam kantoor
- Eindejaarsuitkering
- Mogelijkheid om thuis te werken
- Telefoon en laptop
Wat doe je?
- 50% Vergaderingen plannen en wijzigen
- 20% Vergaderingen notuleren
- 15% Het secretariaat voor de Raad van Commissarissen voeren
- 15% Intern overleg bijwonen
Interesse
Heb je een vraag of ben je geïnteresseerd? Neem contact met ons op.Ingrid Quarles
Adviseur P&O
Vacature
Als Directiesecretaresse bij De Kernen ben je verantwoordelijk voor het secretarieel en organisatorisch ondersteunen van de Directeur-Bestuurder en de Raad van Commissarissen, zodat zij zich op hun kerntaken kunnen richten. De nadruk ligt vooral op het plannen, voorbereiden en opvolgen van diverse vergaderingen. Je zorgt dat deze vergaderingen tot in detail zijn voorbereid: je stelt agenda's op, verzamelt de stukken en controleert of iedereen die erbij hoort ook betrokken is. Vervolgens woon je de vergaderingen bij en notuleer je deze met behulp van digitale middelen. Na afloop volg je de acties op en herinner je collega's aan wat er nog van hen verwacht wordt.
Voor de Directeur-Bestuurder bewaak je daarnaast de agenda en het mailverkeer. Je stelt prioriteiten en schermt tijd af, zodat de Directeur-Bestuurder aan de onderwerpen kan werken die op dat moment belangrijk zijn. Je houdt hierbij rekening met voorbereidings- en reistijd en plant slim: is de Directeur-Bestuurder op afspraak bij een corporatie in de buurt, dan kijk je of je andere overleggen daar op dezelfde dag kunt combineren. Daarnaast organiseer je organisatiebrede bijeenkomsten, zoals jubilarissen of de eindejaarsbijeenkomst, van de locatie en de goede catering tot de uitnodigingen en het opruimen. Ook draag je bij aan de modernisering van het secretariaat, bijvoorbeeld door het digitaliseren van notuleren en bestuurs- en directiedocumentatie. Ten slotte ondersteun je de klachtencommissie bij afwezigheid van de Secretaresse.
Je komt te werken op het Directiesecretariaat, samen met een collega-Directiesecretaresse (je duo-partner) en een Secretaresse. Jullie hebben ieder een eigen aandachtsgebied, waarbinnen jullie de taken verdelen: de een draagt vooral zorg voor de Raad van Commissarissen en de ander voor de organisatie van interne overleggen of overleggen met bepaalde gemeenten. In een wekelijks overleg verdelen jullie het werk en nemen jullie waar nodig zaken van elkaar over. Buiten het team heb je veel contact met de Directeur-Bestuurder en met externe partners zoals gemeenten, de provincie, andere woningcorporaties, het ministerie en lokale wijk- en bewonersraden.
Als je energie krijgt van regelen, vooruitdenken en overzicht houden, het leuk vindt om bijeenkomsten van A tot Z te organiseren, en je ertegen kunt dat prioriteiten onverwacht veranderen en jouw behaalde resultaten niet altijd zichtbaar zijn, dan is dit een baan voor jou.
Werkweek
Op een leuke werkdag kijk je na een drukke dag terug op goed lopende processen, duidelijke afspraken en een Directeur-Bestuurder die zich op de inhoud heeft kunnen richten. Dat geeft energie, omdat je zichtbaar bijdraagt aan rust en overzicht.
Op een minder leuke werkdag doe je veel werk op de achtergrond dat niet direct zichtbaar is. Je zorgt dat de processen blijven lopen, maar krijgt vooral te maken met knelpunten, wijzigingen op het laatste moment en onduidelijke afspraken.
- 07:00
- 08:00
- 09:00
- 10:00
- 11:00
- 12:00
- 13:00
- 14:00
- 15:00
- 16:00
- 17:00
-
- Voorbeeld weekagenda
- Vergaderingen plannen en agenda's opstellen
- Stukken verzamelen
- Lunch
- Mailverkeer Directeur-Bestuurder beheren
- Wekelijks agendaoverleg met Directeur-Bestuurder
- Agenda Directeur-Bestuurder herschikken en tijd afschermen
- Mailverkeer Directeur-Bestuurder beheren
-
- Organisatiebrede bijeenkomst organiseren
- Vergaderingen voorbereiden en stukken klaarzetten
- Lunch
- Externe overleggen inplannen met gemeenten en provincie
- Werken aan procesverbetering
- Agenda Directeur-Bestuurder beheren
- Mailverkeer Directeur-Bestuurder beheren
-
- Roostervrije dag
-
- Wekelijks overleg Directiesecretariaat
- Vergadering bijwonen en notuleren
- Lunch
- Nawerking van vergaderingen verzorgen
- Klachtencommissie ondersteunen bij afwezigheid secretaresse
- Doorontwikkeling digitale ondersteuning secretariaat
- Agenda Directeur-Bestuurder beheren
-
- Roostervrije dag
Voorbeeld uit de praktijk
Groeipad
Zelfregie is een van de pijlers van de organisatie. Met zelfregie werk je makkelijker in een netwerkorganisatie, die De Kernen is. De basis van zelfregie is persoonlijk leiderschap. Om daaraan te werken en jezelf nog beter te leren kennen, werkt De Kernen met Profile Dynamics®. Dit helpt je, omdat je de persoonlijke waarden die jou motiveren goed leert kennen.
Werken bij De Kernen
Je werkt bij De Kernen in een compacte netwerkorganisatie met ongeveer 60 andere collega’s plezierig samen aan duurzaam en goed wonen in het mooie Rivierengebied. Hierbij krijg je alle ruimte om jezelf te ontwikkelen binnen onze gezonde en maatschappelijke organisatie zonder winstoogmerk. De winst zit vooral in de impact die we maken voor onze huurders: duurzame woningen in een fijne leefomgeving. We zijn een mensgerichte organisatie die professioneel en slagvaardig is.
Ruimte voor mensen
Ruimte voor mensen is onze visie. We werken daarom hard aan onze maatschappelijke opdracht: betaalbare en duurzame woonruimte voor iedereen die niet zelf een huis kan kopen. Onze woningcorporatie is een netwerkorganisatie. We zijn goed georganiseerd, gezond en behalen op het gebied van duurzaamheid en klanttevredenheid hoge cijfers: de afgelopen twee jaar hebben we in de top 10 van meest duurzame woningcorporaties gestaan. Ook hebben we veel aandacht voor ‘samenredzaamheid’ en ‘zorg en wonen’. De sfeer is informeel en kun je het best vergelijken met een familiebedrijf, dat gaat voor goede relaties en continuïteit.
Duurzaam samenwerken
Het werkveld van De Kernen is divers en boeiend. Wat je in het nieuws leest, kom je bij ons elke dag tegen. Denk aan de woon- en energiecrisis, het klimaat en de zorg. Hier werk je aan duurzame nieuwbouw, renovaties, energiebesparing, ontwikkeling van nieuwe woonvormen, digitalisering, betaalbare woonlasten, huurders betrekken, leefbare wijken en veel meer. Onze partners zijn onder meer gemeenten, zorg- en welzijnspartijen en andere collega corporaties. Wij rijden 100% elektrisch en collega's die een bedrijfsauto rijden, krijgen thuis een laadpaal. Onze insteek is altijd I=R=B. Een investering in tijd en/of geld moet resultaat opleveren én bijdragen aan de bedoeling van ons werk: mensen ruimte bieden.
Stagiaires en starters
Ben jij jong? Voor starters, stagiaires en jonge medewerkers hebben we extra aandacht. Je kunt je ruimschoots ontwikkelen in de richting en het tempo dat bij jou past. Ook kun je je aansluiten bij een netwerk van jonge werknemers tot 36 jaar binnen de sector. Dit platform heet Jong Aedes. Hier staat elkaar ontmoeten, inspireren en ontwikkelen centraal. Dit is leuk en interessant! Je kunt hier net zo actief aan deelnemen als je wilt.
Meer weten over het hoe, wat en waarom van werken bij De Kernen? Kijk deze drie korte filmpjes:
WAAROM is De Kernen een netwerkorganisatie?
- Vernieuwd, duurzaam hoofdkantoor in Hedel (2026)
- 60 werknemers
- 40% / 60%
- Hybride werken
- Netwerken & zelfregie
Collega's
Sollicitatieproces
Interessante baan?
